NOWELIZACJA KODEKSU PRACY. USTAWA DOTYCZĄCA PRACY ZDALNEJ ORAZ KONTROLI TRZEŹWOŚCI PRACOWNIKÓW!
Prezydent RP podpisał w dniu 27.01.2023 r. ustawę z dnia 01.12.2022 r. nowelizującą m.in. Kodeks pracy. Jako pierwsza została uchwalona ustawa dotycząca pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników – przepisy w tym zakresie zostały już ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Jednocześnie zapowiedziano również, że Kodek pracy ulegnie kolejnym, daleko idącym zmianom.
Chodzi w szczególności o wdrożenie unijnych dyrektyw:
1) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105)
Dyrektywa ustanawia minimalne prawa mające zastosowanie do każdego pracownika w UE, który jest stroną umowy o pracę lub pozostaje w stosunku pracy określonym przez obowiązujące w poszczególnych państwach członkowskich prawo, umowy zbiorowe lub przyjętą praktykę, z uwzględnieniem orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości. Celem dyrektywy jest poprawa warunków pracy przez popieranie bardziej przejrzystego i przewidywalnego zatrudnienia, zapewniając równocześnie zdolność adaptacyjną rynku pracy.
2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. Nr 188, str. 79), czyli tzw. Dyrektywy Work Life Balance.
Dyrektywa ustanawia minimalne wymagania mające na celu osiągnięcie równości kobiet i mężczyzn pod względem szans na rynku pracy i traktowania w miejscu pracy – przez ułatwienie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunami godzenia życia zawodowego z życiem rodzinnym. Celem dyrektywy jest zachęcenie do równiejszego dzielenia się obowiązkami opiekuńczymi pomiędzy kobietami i mężczyznami.
Poniżej przedstawiamy podstawowe zmiany w prawie pracy (i nie tylko) które będą nas czekać w 2023 r:
1. Praca zdalna (przepisy wejdą w życie w dniu 07.04.2023 r.)
Zmiany związane z wprowadzeniem pracy zdalnej będą obejmować:
1) nową definicję pracy zdalnej (praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość),
2) wykonywanie pracy zdalnej na polecenie i wniosek – w niektórych (szczególnych) sytuacjach pracodawca będzie mógł polecić wykonanie pracy zdalnej przez pracownika, przy złożeniu przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie, przy czym pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie z co najmniej 2 – dniowym uprzedzeniem.
Te szczególne sytuacje to: okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stan zagrożenia epidemicznego lub epidemii, okres, w którym z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
Dodatkowo, uwzględnienie wniosku pracownika będzie obowiązkowe, gdy:
a) taki wniosek złoży pracownica w ciąży,
b) pracownik wychowuje dziecko do 4 roku życia, a także gdy jest rodzicem dziecka niepełnosprawnego.
Na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana także okazjonalnie – w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.
3) nowe obowiązki pracodawcy: zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych, pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub poleceniu, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonania tej pracy szkoleń i pomoc techniczną.
Możliwe będzie również zastąpienie obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi – pracodawca będzie miał również możliwość wypłacić ryczałt lub ekwiwalent za zużycie materiałów będących własnością pracownika.
4) zasady wykonywania pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zawodowymi działającymi w zakładzie pracy. Natomiast gdy nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową, a także gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa – zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być zawarte w regulaminie ustalonym przez pracodawcę.
5) kontrola wykonywania pracy zdalnej
Kontrola będzie dokonywana w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Co ważne, wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika i innych osób, ani też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
W przypadku stwierdzenia uchybień w wykonywaniu wyżej wskazanych czynności, pracodawca zobowiąże pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi.
Zgodnie z nowelizacją, praca zdalna nie będzie możliwa w przypadku prac:
1) szczególnie niebezpiecznych,
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczanych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
3) związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych,
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie
2. Badanie trzeźwości pracowników (przepisy wejdą w życie 21.02.2023 r.)
W 2023 r. firmy będą mogły wprowadzić kontrolę w miejscu pracy, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo do ochrony mienia. Chodzi tu przede wszystkim o możliwość sprawdzenia pracownika alkomatem, a nie pobieranie krwi (chyba, że pracownik sam tego zażąda).
Firma, która chce wprowadzić kontrole, będzie musiała ustalić to w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli nie jest objęta układem zbiorowym lub nie musi ustalać regulaminu). W ten sposób ma być ustalona też grupa lub grupy pracowników, którzy będą sprawdzani i sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do weryfikacji trzeźwości oraz czas i częstotliwość przeprowadzania badania.
O wprowadzeniu nadzoru firma ma poinformować nie później niż 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem.
Na podobnych zasadach firma będzie mogła kontrolować też, czy pracownik nie jest pod wpływem narkotyków lub innych środków odurzających.
Pracodawca będzie mógł zastosować karę pieniężną za stawianie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie jak alkohol.
3. Dodatkowe urlopy (etap sejmowych prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia)
Pojawiają się zupełnie nowe dwa typu urlopów:
1) nowy urlop opiekuńczy
Pracownikowi będzie przysługiwać urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku, a za czas korzystania z niego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia.
We wniosku o urlop opiekuńczy należy wskazać imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub znacznego wsparcia ze względów medycznych, przyczynę zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia oraz w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – jej adres zamieszkania.
Wniosek o urlop opiekuńczy powinien zostać złożony w terminie 3 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.
2) urlop z powodu siły wyższej
Urlop ten będzie przysługiwać w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Możliwość skorzystania z niego będzie musiała dotyczyć ważnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, przy których niezbędna jest obecność pracownika.
Wówczas pracodawca będzie musiał udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy na jego żądanie zgłoszone we wniosku, najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.
W okresie tego zwolnienia pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
4. Dodatkowe zmiany (etap sejmowych prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia)
Zmiana w urlopie rodzicielskim
Zmiana polega na zwiększeniu łącznego czasu trwania urlopu rodzicielskiego. Po urodzeniu dziecka wymiar urlopu będzie wynosił 41 tygodni (przy urodzeniu jednego dziecka) albo 43 tygodnie (w razie porodu mnogiego). Dodatkowo ustawodawca przyznaje każdemu z rodziców w ramach tego urlopu prawa do indywidualnego urlopu rodzicielskiego w wymiarze 9 tygodni.
Elastyczny czas pracy
Regulacja ta będzie dotyczyć pracownika, który sprawuje opiekę nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia. W takiej sytuacji pracownik będzie mógł złożyć wniosek (papierowo lub elektronicznie) o zastosowanie elastycznej organizacji pracy w terminie 14 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z niej.
Za elastyczny czas pracy uważa się: skrócony czas pracy, indywidualny czas pracy, weekendowy czas pracy, przerywany czas pracy, telepraca itp.
Dodatkowa przerwa w pracy
Dodatkowe przerwy, które wliczane są do czasu pracy, mają być zależne od dobowego wymiaru czasu pracy i jeśli:
1) wynosi on co najmniej 6 godzin – pracownikowi przysługuje jedna przerwa 15 min,
2) wynosi on więcej niż 9 godzin – pracownik będzie mieć prawo do dwóch przerw po 15 min,
3) wynosi on więcej niż 16 godzin – pracownikowi przysługują 3 przerwy 15 min.
Projekt, który przewiduje omawiane zmiany, może wejść w życie np. w drugim kwartale 2023 r.
Dodatkowo nowelizacja zapewnia pracownikowi – w przypadku przysposobienia – prawo do skorzystania z różnych rodzajów urlopów związanych z rodzicielstwem – uprawnienia rodzicielskie dla pracowników będących rodzicami adopcyjnymi (zmiana ma wejść w życie 01.02.2023 r.).
Dodatkowe uprawnienia rodziców
Pracownika wychowującego dziecko do 8-go roku życia nie będzie można bez jego zgody:
1) zatrudniać w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej,
2) obejmować systemem przerywanego czasu pracy (z maksymalnie 5-godzinną przerwą w trakcie doby),
3) delegować poza stałe miejsce pracy.
5. Ochrona przed zwolnieniem (etap sejmowych prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia)
Nowelizacja wprowadza zmiany w rozwiązywaniu umów o pracę na czas określony – pracodawca będzie musiał uzasadniać wypowiedzenie takiej umowy i konsultować je z reprezentującym pracownika związkiem zawodowym.
Dodatkowo, nowe przepisy przewidują też, że pracownik będzie mógł przed sądem pracy domagać się przywrócenia do pracy, a nie jedynie odszkodowania.
6. Nowe zasady zatrudnienia na okres próbny (etap sejmowych prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia)
Zgodnie z planowanymi zmianami, umowy na okres próbny będzie można zawierać na czas nieprzekraczający:
1) 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
2) 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy,
3) 3 miesięcy — w pozostałych przypadkach.
Dwa pierwsze z wymienionych terminów będzie można dodatkowo wydłużyć o maksymalnie 1 miesiąc. Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem będzie dopuszczalne, jeżeli ma być on zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.
7. Jasne i przejrzyste zasady zatrudnienia i zwalniania pracownika (etap sejmowych prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia)
Nowelizacja nakłada na pracodawcę obowiązek informowania pracownika o przysługujących mu przerwach, o dobowych i tygodniowym odpoczynku, o dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy pracownika, a także o zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.
Informacji tych pracodawca będzie mógł udzielić pracownikowi, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznie (w terminie nie później niż 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy).
Nadto, firma ma dodatkowo informować m.in. o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę oraz o prawie pracownika do szkoleń. Raz w roku pracownik będzie mógł wnioskować do firmy np. o umowę na czas nieokreślony lub o cały etat, a pracodawca ma — w miarę możliwości — uwzględniać taki wniosek zatrudnionego – jeśli tego nie zrobi, to swoja decyzję będzie musiał uzasadnić.
Nowe przepisy konkretyzują jakie sytuacje nie mogą stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy:
1) domaganie się informacji o warunkach zatrudnienia,
2) wystąpienie z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy lub wymiaru pracy,
3) jednoczesne, równoległe zatrudnienie w innej firmie.
8. Elektroniczny system do obsługi umów i składek (ustawa wejdzie w życie w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia, niemniej od tej pory rząd będzie miał 3 lata na stworzenie systemu)
Nowe przepisy pozwolą także na utworzenie systemu teleinformatycznego, który ma ułatwić mikrofirmom zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę i zlecenia oraz prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków i składek.
System będzie też umożliwiał m.in.
1) obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika,
2) wydawanie świadectwa pracy,
3) przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
4) obliczanie należności podatkowych,
5) przekazanie do ZUS danych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika.
9. Ochrona sygnalistów (etap prac legislacyjnych, przepisy wejdą w życie po upływie 2 miesięcy od ich ogłoszenia)
W 2023 r. zaczną też obowiązywać przepisy regulujące zasady zgłaszania naruszeń prawa, dostrzeżonych w związku z wykonywaną pracą.
Pracodawcy powinni ustanowić procedury umożliwiające informowanie o przypadkach łamania prawa i podejmowanie działań wyjaśniających. Sygnalista ma za to uzyskać ochronę przed np. zwolnieniem z pracy lub zmianą jej miejsca, czy obniżką wynagrodzenia.
Wyjątek dotyczy firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników – firmy te mają ustalić wewnętrzne procedury zgłoszenia naruszeń do 17.12.2023 r.
Aktualnie istnieje projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Jedną z podstawowych zmian jest zastąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich jako organu, do którego mają być kierowane zgłoszenia zewnętrzne (a nie Państwowa Inspekcja Pracy). Możliwe będzie również uzyskanie zaświadczenia o byciu sygnalistą, co ma stanowić potwierdzenie podlegania ochronie na gruncie ww. ustawy. Za utrudnianie dokonywania zgłoszeń wprowadzono także wyższą karę tj. pozbawienie wolności.
10. Wyższa płaca minimalna i stawka godzinowa (obowiązują od 01.01.2023 r.)
Od 01.01.2023 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie z 3010 PLN do 3490 PLN.
Kolejna podwyżka — do 3600 PLN — ma obowiązywać od lipca 2023 r.
Wzrośnie też minimalna stawka godzinowa dla samozatrudnionych i zleceniobiorców – od 01.01.2023 r. wyniesie ona 22,80 PLN, a od lipca 23,50 PLN.
11. Wyższe składki na ubezpieczenia społeczne (obowiązują od 01.01.2023 r.)
Od 01.01.2023 r. zmienią się wysokości składek na ubezpieczenia społeczne obliczane przez przedsiębiorców. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie może być niższa niż 1047 PLN (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia w pierwszej połowie 2023 r.).
12. Autozapis PPK i obowiązek informacyjny (obowiązuje od 01.01.2023 r.)
Ustawa o PPK nakłada na pracodawców nowy obowiązek informacyjny – do końca lutego danego roku pracodawcy będą zobowiązani do poinformowania uczestników PPK o ponownym automatycznym zapisie, który ma miejsce co 4 lata.
Tak więc, do 28.02.2023 r. pracodawcy powinni poinformować pracowników o ponownym zapisie. Istotne jest, aby mogli udowodnić spełnienie powyższego obowiązku informacyjnego.
Uczestnicy PPK mogą złożyć ponowną deklaracje o rezygnacji z PPK najwcześniej 01.03.2023 r.
13. Projekt ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców (prace legislacyjne w toku)
Aktualnie powstał projekt ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, który w sposób szczegółowy reguluje wszelkie kwestie związane z zatrudnianiem cudzoziemców.
Głównym założeniem projektu jest uproszczenie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom oraz elektronizacja postępowań. Projekt ustawy przewiduje również likwidację tzw. testu rynku pracy.
W projekcie znalazły się nowe przepisy karne określające karę grzywny nie niższą niż 3.000 PLN – przynajmniej 500 zł za osobę, w przypadku zatrudniania cudzoziemca skierowanego do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia.
14. Projekt ustawy o sporach zbiorowych pracy (prace w toku – etap uzgodnień)
Projekt ustawy o sporach zbiorowych pracy ma uchylić obowiązującą dotychczas ustawę o rozwiązywaniu sporów zbiorowych.
Projekt ustawy określa zasady wszczęcia, prowadzenia i zakończenia sporu zbiorowego pracy.
Dodatkowo projekt obejmuje:
1) wprowadzenie możliwości sądowej kontroli legalności przeprowadzenia głosowania w sprawie ogłoszenia strajku (referendum strajkowe),
2) określenie czasu sporu zbiorowego – proponowane jest 9 miesięcy z możliwością wydłużenia o dodatkowe 3 miesiące,
3) wprowadzenie tzw. mediacji prewencyjnej mającej na celu zapobieganie pogłębianiu się konfliktu stron sporu.
15. Podwyżka diet z tytułu podróży służbowej (regulacje obowiązują od 01.01.2023 r.)
Od 01.01. 2023 r. wzrośnie wysokość diety z tytułu krajowej podróży służbowej przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia z 38 PLN do 45 PLN.
16. Zmiany w zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami (ustawa obowiązuje od 25.01.2023 r.)
Procedowana jest także ustawa o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, która przewiduje ona wzrost dofinansowań wynagrodzenia dla pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności.
Od 2023 r. dofinansowanie ze środków PFRON będzie wynosić:
1) 2400 PLN w przypadku osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności,
2) 1350 PLN w przypadku osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
3) 500 PLN w przypadku osób z lekkim stopniem niepełnosprawności.
17. Stan zagrożenia epidemicznego
Rozporządzenie Rady Ministrów z 16.12.2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego przedłużyło obowiązywanie restrykcji w zakresie obowiązku noszenia maseczek w aptekach, szpitalach i innych podmiotach leczniczych do końca marca 2023 r.
W dalszym ciągu – do odwołania – obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, w czasie, którego możliwe jest korzystanie z rozwiązań specustawy covidowej.
Opracowanie zostało przygotowane przez kancelarię ZBROJA ADWOKACI sp. k.