Legalizacja dokumentów

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?

Zapraszamy do Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. Eksperci odpowiedzą na Twoje pytania pod numerami telefonu: tel. +48 91 486 07 65 lub korespondencyjnie legalizacja@polnocnaizba.pl

Dział Legalizacji obsługuje klientów od poniedziałku do piątku w godzinach 10.00 – 14.00

Szczegóły poniżej.

UWAGA

Konto bankowe do dokonywania wpłat z tytułu legalizacji dokumentów i świadectw pochodzenia  – Zachodniopomorski Bank Spółdzielczy 59 8359 0005 0034 7176 2004 0001.

Podstawa  prawna

Czynności  legalizacyjne są dokonywane przez Krajową Izbę Gospodarczą na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Krajowej Izby Gospodarczej.

Rodzaje legalizowanych dokumentów handlowych

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

Rodzaje legalizowanych przez Krajową Izbę Gospodarczą dokumentów:

1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
5. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Nie dokonujemy legalizacji:

1. zaświadczeń i raportów bankowych,
2. zaświadczeń i decyzji wydanych przez urzędy skarbowe,
3. dokumentów sądowych, w tym sądów arbitrażowych,
4. długo i krótko terminowych deklaracji dostawcy,
5. elektronicznie generowanych deklaracji celnych,
6. dokumentów urzędowych podlegających legalizacji Apostille,
7. kserokopii lub dokumentów nie podpisanych,
8. tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych i dokumentów potwierdzonych notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

Krok po kroku

Krok 1 UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

Eksporter przekazuje Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie (PIG) komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w PIG informacji, Eksporter kontaktuje się drogą elektroniczną: legalizacja@polnocnaizba.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 91 486 07 65.

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

Krok 2 WNIOSKOWANIE

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu.

Wzór wniosku: POBIERZ

Wraz z wnioskiem eksporter przedstawia dokumenty do legalizacji. Eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji PIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów autorstwa eksportera przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych (reprezentacji lub pełnomocników) do reprezentowania przedsiębiorstwa i tych, których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone.

W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celny. Uwaga: Druga strona formularza wypełniana i drukowana jest tylko gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

Wzór formularza formularz_swiadectwa_pochodzenia: POBIERZ

W przypadku dokumentów uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby I należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji. Kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z PIG telefonicznie lub drogą elektroniczną  legalizacja@polnocnaizba.pl

A. Wniesienie opłaty przez eksportera

Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura a eksporter wnosi na rzecz PIG obowiązującą opłatę wg cennika.

Krok 3 LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

Po stwierdzenie poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych do legalizacji.

Zalegalizowane dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane osobiście przedstawicielowi eksportera lub w innej uzgodnionej formie.

Cennik

Cennik obowiązuje od 01.07.2023 r.

Export

Lp.	Czynności legalizacyjne	Cena w PLN	Stawka VAT w % *
1.	Legalizacja dokumentu handlowego związanego z eksportem towarów	100	0
2.	Legalizacja dodatkowych kopii dokumentu handlowego związanego z eksportem towarów (powyżej 4)	20	0
3.	Dodatkowa legalizacja każdej strony legalizowanego dokumentu handlowego związanego z eksportem towarów	70	0
4.	Przygotowanie wniosku o legalizację dokumentów handlowych związanych z eksportem towarów	60	0
5.	Przygotowanie dokumentów rejestracyjnych firmy do wniosku o legalizację dokumentów handlowych związanych z eksportem towarów	30	0
6.	Wystawienie świadectwa potwierdzającego niepreferencyjne pochodzenie towaru na formularzu Krajowej Izby Gospodarczej	125	0

Import

Lp.	Czynności legalizacyjne	Cena w PLN	Stawka VAT w %
7.	Legalizacja dokumentów handlowych związanych z importem towarów	150	23
8.	Przygotowanie dokumentów i analiza wniosku o legalizację dokumentów handlowych związanych z importem	100	23